短期访学项目——回国报到及报销注意事项

发布时间:2016-06-14浏览次数:4560来源:

一、时间要求

获得博士生短期访学研究项目资助的学生,须在访学结束回国后两周内师生服务中心研究生院窗口报到,提交访学总结及评估表,审核报销材料,逾期视为放弃资助。

如遇假期或其它特殊原因不能按期报到及办理报销手续,研究生院可根据实际情况适当延长期限。

二、报销内容

1.资助内容:学校资助一次性国际往返交通费和一定时间的国外生活费。

一次性国际往返交通费包含由学校所在地到国外接收单位所在地的国际往返机票和城市间交通费。交通费设最高限额,未超限额者实报实销,超过限额者,按最高限额执行。

欧美地区(包括大洋洲):8000元人民币

亚洲地区:4000元人民币

国外生活费标准参考国家外专局、财务部《国家外国专家局、财政部关于调整中长期出国(境)培训人员费用开支标准的通知》(外专发[2012]126号)(附件2)的资助标准执行(普通职称)

批准的资助期限内,学校停止发放博士生津贴

2.资助期限

A类: 6个月(未满6个月时,生活费按实际访学时间资助)

B类: 3个月(未满3个月时,生活费按实际访学时间资助)

三、报到所需材料

1.《哈尔滨工业大学博士生国外短期访学研究项目研修情况总结》

访学总结应能全方位反映在外研究学习的经历和体会,以及取得的研究成果。

2.《博士生短期访学评估表》

需提交纸版原件1份,外方导师签字。

3.访学照片

需提交留学期间学习、生活等照片3-5

4.《哈尔滨工业大学研究生回国(境)申请表》

受资助人员回国后,需在研究生院办理联合培养博士回国手续,填写《哈尔滨工业大学研究生回国(境)申请表》,A4纸打印,学生、导师及院系相关负责人签字,加盖院(系)公章

【注意】

1)材料124需提交纸版原件各1份至师生服务中心研究生院服务窗口;材料123电子版发至邮箱:hitgs_csc@hit.edu.cn

2)上述材料下载地址:

http://hitgs.hit.edu.cn/ab/48/c3436a109384/page.htm

3)具体可咨询研究生院教研处刘杨老师:

电话:0451-86403286

Emailyliu423@hit.edu.cn

四、报销所需材料

1.《哈尔滨工业大学办理出国境手续说明》

受资助人员回国后,需按照国际合作部《哈尔滨工业大学学生出国境手续办理流程》的基本要求在出国(境)管理系统中上传访学总结,然后至师生服务中心国际合作部窗口办理《哈尔滨工业大学办理出国境手续说明》。具体可咨询:0451-8621063586210636

1)《哈尔滨工业大学学生出国境手续办理流程》:

http://www.international.hit.edu.cn/procedure/aboard

2)国际合作部出国(境)管理系统:

http://202.118.254.17/userlogin

3.护照首页复印件1

4.签证页复印件1

5.邀请信复印件1

6.出境当天中国银行外汇牌价网页打印1

7.国内路段火车票或机票、国际机票、登机牌

机票主要有以下三种形式:

1)航空运输电子客票行程单(详见下图)


提供报销的票据为航空运输电子客票行程单,则不需提供购票时的刷卡记录,仅提供此票据即可。

b.发票

如果机票是通过携程、途牛网等国内网站或者票务中介购买的,且其只提供发票,那么在报销时除需提供发票外,还需提供机票订单或行程单、发票验真伪证明(仅限面额超过1000元的发票)、登机牌。

c.行程单

如果机票是通过国外的网站或航空公司购买的、只有行程单且相关费用是由储蓄卡或信用卡支付的,除行程单外,还需提供银行卡对账单或在柜台开具的流水单(需盖章)、登机牌。

审核及报销流程

1)受资助人员需按报销材料1-7项的顺序及财务处对《票据粘贴单》的粘贴要求准备相关票据。

《票据粘贴单》上仅粘贴相关票据及材料,不需填写任何内容,可在财务处主页下载专区进行下载:

http://219.217.226.147/financeIndex/index.jsp

2)受资助人员填写《哈尔滨工业大学差旅费审批报销单》,并在报销人处签字;《哈尔滨工业大学差旅费审批报销单》不粘贴在报销材料中,而是单独提交。

《哈尔滨工业大学差旅费审批报销单》可在财务处主页下载专区进行下载:

http://219.217.226.147/financeIndex/index.jsp

3持准备好的票据报销单及差旅费审批报销单至师生服务中心研究生院窗口审核资助额度。

4)确定资助额度后,受资助人员登录财务处财务管理系统预约报销(业务大类选择“因公出国”)、打印《预约报销单》并在报销人处签字,到财务处办理后续报销手续。

注意:预约时要选择冲抵出国前办理的借款项目。

财务处财务管理系统可通过财务处主页“统一身份认证入口”登录:

http://219.217.226.147/financeIndex/index.jsp

5)具体可咨询研究生院教研处刘杨老师:

电话:0451-86403286

Emailyliu423@hit.edu.cn