短期访学项目——办理派出手续基本流程及注意事项

发布时间:2016-06-14浏览次数:3074来源:

    一、基本流程



二、注意事项


1.因私护照

学生应在本人户口所在地的市、县公安局出入境管理部门办理护照。学校不统一组织学生到相关部门办理。

办理护照的相关费用由学生自行承担。

注意:户口不在哈尔滨的同学也可在哈尔滨市公安局出入境管理局办理因私护照,办理时需提供户口原件、身份证原件及学校开具的《在读证明》原件。


2.短期访学《资助证明》(用于办理外方入学及签证手续)

学生需按照《国家外国专家局、财政部关于调整中长期出国(境)培训人员费用开支标准的通知》(外专发[2012]126号)(附件2)相关要求,填写《短期访学资助证明》(附件4)。

1)如果导师同意提供研究生院资助期限以外的生活费:

a. A4纸打印第一页,导师签字,交至研究生院;

b. 第二页电子版发至邮箱:hitgs_csc@hit.edu.cn,邮件及附件名称为:短期访学资助证明-学号-姓名;

c. 凭导师签字的资助证明第一页到研究生院领取《短期访学资助证明》。

2)如果导师不提供额外的资助

a. 第二页电子版发至邮箱:hitgs_csc@hit.edu.cn,邮件及附件名称为:短期访学资助证明-学号-姓名;

b. 发送后直接到研究生院领取《短期访学资助证明》。

资助生活费额度按《通知》附件中的普通职称执行。

联系人:刘杨

办公地点:行政楼327

联系电话:86403286


3.《在读证明》

在读证明可通过研究生成绩证明/在读证明自助打印系统自行办理。

办理地点:一校区明德楼一楼师生服务中心大厅自助打印区;

二校区主楼一楼阳光大厅。


4.预毕业证明

部分同学在办理留学单位入学手续或签证时,根据相关要求,需提供包含预计毕业时间在内的证明文件。根据这一情况,可办理《预毕业证明》。

需办理《预毕业证明》的同学可到一校区明德楼一楼师生服务中心研究生院窗口办理


5.登录财务处财务系统预约借款

1)登录财务处主页http://cwc.hit.edu.cn/financeIndex/index.jsp,点击“统一身份认证入口”,输入学号及密码完成系统登录;

2)点击“事业单位网上预约”——“申请报销单”;

3)在“选择业务大类”中选择“暂借款业务”;

4)“单项目报销”中填写经费卡号:AUDQ9802200116

5)“电话”及“手机号”填写:学生联系方式;

6)“附件张数”填写:2

7)“摘要”填写:学生XXX国外短期访学交通费及生活费;

8)“选择支付方式”为“转卡”;

9)点击“下一步”;

10)“借款金额”按研究生院提供的信息填写;

11)“借款类型”为“差旅费”;

12)“摘要”需改为“学生XXX国外短期访学交通费及生活费”;

13)“借款人工号”填写:导师职工号;

14)“借款人电话”填写:导师手机号;

15)“预计还款日期”填写:预计回国日期+一个月;

16)点击“下一步”;

17)“工号”填写:学生学号,点击回车键并自动弹出转卡卡号窗口;

18)如果未弹出转卡卡号窗口,而是提示“此工号卡号信息不存在!请到无现金系统里面维护。”,那么点击系统左上角的“个人信息维护”——“常用转卡/汇款信息维护”——“添加”,填写学生的银行卡信息;

19)“卡类型”只能是哈尔滨银行、中国银行、工商银行、建设银行的储蓄卡;

20)“开户行”必须填写,可拨打银行客服电话转人工查询;

21)“工号”填写:学生学号;

22)点击“添加”后即可继续按照(17)项选择转卡卡号、填写转卡金额并提交预借款申请;

23)点击“打印确认单”,学生本人在“经办人”处签字。


6.签订《资助博士国外短期访学协议书》

学生在派出前须与研究生院签订《资助博士国外短期访学协议书》,并办理借款审批手续:

1)填写《资助博士国外短期访学协议书》(附件5),A4纸打印,暂不装订,一式四份,学生、导师、父母代表签字,不可代签。

《协议书》中甲方(即研究生院)的资助标准须按照《哈尔滨工业大学博士生国外短期访学管理办法(试行)》(研院发[2016]37号)及《附件2-国家外国专家局、财政部关于调整中长期出国(境)培训人员费用开支标准的通知》(外专发[2012]126号)中规定的标准填写,其中:

一次性往返国际旅费

欧美地区(包括大洋洲)——8000元人民币;

亚洲地区——4000元人民币。

资助金额按外币填写。

甲方的资助月数按批准的资助类型相对应的资助月数进行填写,其中:

A类资助——6个月;B类资助——3个月。

丙方(即导师)的资助标准及月数需与导师商量、确定后填写。

2)填写《借款担保书》(附件7),A4纸打印,一式一份,导师签字。

3)将按要求准备好的《资助博士国外短期访学协议书》、《借款担保书》交至研究生院办理相关手续。

联系人:刘杨

办公地点:行政楼327

联系电话:86403286


7.办理借款审批手续

1)研究生院在《预约借款单》上审核签字,出具《借款说明》;

2)学生自行至师生服务中心财务处窗口提交预借款材料,包括:

1)《预约借款单》;

2)《借款说明》;

3)《资助博士国外短期访学协议书》原件1份(审核后返回);

4)《资助博士国外短期访学协议书》复印件1份。


8.签证

学生须自行办理签证并承担相关费用,具体要求及相关流程也须自行咨询相关国家驻华大使馆签证中心,研究生院不负责该项事务。


9.办理出国(境)审批手续

根据国际合作部和财务处规定,出国参加短期访学交流的学生需办理出国(境)审批手续,可登陆国际合作部主页出国境管理系统,按照页面提示的使用说明在线填写哈尔滨工业大学研究生公派出国(境)申请表》并打印、签字、盖章,到师生服务中心研究生院、财务处、国际合作部窗口办理审批手续

具体可咨询:国际合作部,李阳老师,86210635

国际合作部出国(境)管理系统:

http://202.118.254.17/userlogin


10本项目派出人员在批准的资助期限内,学校停止发放博士生津贴。