国家公派留学项目——校内办理派出手续的说明

发布时间:2016-06-14浏览次数:97来源:研究生院

国家公派出国留学研究生校内办理派出手续流程图



一、公派留学材料发放清单

学生可在所在学院负责公派留学的老师处领取到如下材料:

1.《国家留学基金资助出国留学资格证书》(1份)

2.《资助证明》(英文,2份)

3. 《关于国家公派出国留学的学生办理档案、户籍手续的说明》(1份,仅发放给攻读学位或从事博士后研究人员

4.《(派出)在读证明》(英文,1份)

5.国家公派留学项目录取通知书(复印件,1份)

6.《国家公派出国留学研究生办理派出手续的说明》(1份)

【注意事项】

1)请自行登录国家留学网下载《出国留学人员须知》,根据《须知》的规定及要求办理相关手续:

http://www.csc.edu.cn/attached/file/20160129/20160129143226_1296.pdf

2)关于《资助出国留学协议书》:从2019年起,留学基金委不再发放纸质《资助出国留学协议书》,而是采用电子化形式发放,具体要求详见发放的材料中的国家公派留学项目录取通知书复印件。留学基金委计划于本周将此项变化的通知公布在国家留学网主页,届时请留意查阅。


二、办理护照

一般来说,应在学生本人户口所在地的市、县公安局出入境管理部门办理护照。学校不统一组织学生办理护照。办理护照的相关费用由学生自行承担。

户口未迁到学校的同学,也可在哈尔滨办理护照,办理时需向出入境管理部门额外提供《在读证明》原件一份,可在师生服务中心研究生院或本科生院自助打印机打印。


三、登录国家留学基金委“国家公派留学管理信息平台”选择留学服务机构

学生在办理签证、订机票等手续前,需先登录国家留学基金管理委员会“国家公派留学管理信息平台”选择留学服务机构:

【注意事项】

1.国家公派留学管理信息平台”登录用户名及密码为网报申请时的用户名及密码。

2.留学服务机构一经选择,不可更改,请认真检查选择无误后再点击提交。


四、准备办理签证相关材料

(一)(派出)在读证明

公派学生办理签证时需向各驻华使领馆签证中心提交派出单位的《(派出)在读证明》,此证明已经和录取材料一起发放给被录取人,不需单独办理,详见“一、发放给学生的公派留学材料清单”

如有问题,请与研究生院刘杨老师联系: 0451-86214753yliu423@hit.edu.cn,师生服务中心18号窗口。

【注意事项】

此证明具有“同意派出函”效力,其中包含学生的基本信息、在校(学籍)信息、预计毕业日期和公派留学信息,在办理外方入学手续及向签证中心提交签证申请时,不需另行准备研究生院或本科生院自助打印机打印的《在读证明》。

(二)中文成绩单及成绩单、学位证、毕业证英文翻译件

1.在读/应届本科毕业生

无论是否已办理毕业离校手续,均可在本科生系统预约办理中文成绩单及成绩单、学位证、毕业证英文翻译件,到师生服务中心本科生院自助打印机打印,取号后到本科生院窗口加盖公章。

办理地点:师生服务中心本科生院窗口(141516号)

联系电话:0451-862101658621016786210168 

2.在读/应届硕士研究生

1)本科阶段的中文成绩单及成绩单、学位证、毕业证英文翻译件

需在本科就读院校相关管理部门办理,如档案馆、教务处等。

2)硕士阶段中文成绩单及成绩单英文翻译件

可在研究生院自助打印机打印:

一校区——师生服务中心

二校区——二校区主楼一楼阳光大厅

土木楼——土木楼二楼

【注意事项】

研究生成绩单不需办理加盖公章的手续。

3)硕士学位证英文副本

应届硕士毕业生可于各学院在研究生管理系统中授予学位后、726日前登录系统提交“学位证英文副本申请”。详见下图:

如果是在72日之前提交的申请,可在学院领取中文学位证时一并领取英文副本;如果是在73日及以后提交的申请:

办理周期:三个工作日

联 系 人:于航老师

咨询电话:0451-86413771

领取地点:师生服务中心研究生院窗口(必须持中文学位证原件领取)

4)硕士毕业证翻译件

在学院领取中文毕业证后,需到档案馆办理翻译手续。

办理地点:明德楼东侧E1101室(4号门进入乘电梯到达)

3.在读博士生

1)本科、硕士阶段的中文成绩单及成绩单、学位证、毕业证英文翻译件

需在本科就读院校相关管理部门办理,如档案馆、教务处等。

2)博士阶段中文成绩单及成绩单英文翻译件

可在研究生院自助打印机打印:

一校区——师生服务中心

二校区——二校区主楼一楼阳光大厅

土木楼——土木楼二楼

(三)攻读博士/硕士学位、从事博士后研究学生的档案及户籍

国攻读博士/硕士学位、从事博士后研究学生的档案及户籍由学校在国家规定的留学期限内进行保存。

若学生不需由学校保存档案及户籍,须自行到学院、花园派出所办理相关提取及迁转手续。档案及户籍一旦迁出,不允许再迁回学校。

1.办理档案调转手续:需咨询所在学院本科生辅导员或研究生协理员具体办理要求。

2.办理户口迁移手续:需先联系计划落户派出所办理《准迁证》,持《准迁证》、身份证等到师生服务中心(社会服务)花园街派出所窗口(25号)办理户口迁移手续。

(四)签证

学生可自行办理,或通过留学服务机构办理签证,签证费将由留学服务中心负责报销。

(五)《资助出国留学协议书》公证

《资助出国留学协议书》需办理公证,可自行到县级以上、具有涉外能力的公证处办理,或在哈尔滨市公证处进行办理,相关费用自理。

哈尔滨市公证处地址:道里区西十六道街23号(可乘64路公交车至新一百站下车)。

在办理签约公证《资助出国留学协议书》过程中,如有不明之处,可与国家留学基金委法律与综合事务部联系:

电话:010-6609356266093564

详见:http://www.csc.edu.cn/chuguo/s/53

(六)办理《国际旅行健康证书》

根据国家留学基金委规定,公派出国人员须在出国前办理《国际旅行健康证书》(但申请签证时已进行体检人员可以不用办理)。《国际旅行健康证书》可在各市县出入境检疫部门办理。

哈尔滨出入境检疫局地址:南岗区赣水路9

【注意事项】国家公派留学人员办理《国际旅行健康证书》免费,办理时须持《国家留学基金资助出国留学资格证书》。

(七)交验《资助出国留学协议书》

经公证的《资助出国留学协议书》需在出国前三周提交一份至国家留学基金委进行备案。

交验时,可以面交,也可邮寄至国家留学基金委法律与综合事务部(信封请注明“协议书”字样):

收 件 人:法律与综合事务部

邮寄地址:北京市车公庄大街9A313

邮编:100044

电话:010-6609356266093564

留学人员可登录国家公派留学管理信息平台查看协议书审核状态。在交验《资助出国留学协议书》过程中,如有不明之处,可与国家留学基金委法律与综合事务部联系。

详见:http://www.csc.edu.cn/chuguo/s/53

(八)(获得签证后)在留学服务机构办理的手续

留学人员可在留学服务机构办理如下手续:

1.报销签证费

2.领取报到证

3.订机票



五、出国前需向研究生院提交的材料

(一)材料提交地点:师生服务中心研究生院窗口

(二)需提交的材料

1.攻读博士/硕士学位研究生、博士后

经公证的《资助出国留学协议书》1

2.联合培养博士/硕士研究生

a. 经公证的《资助出国留学协议书》1

b. 《哈尔滨工业大学研究生出国(境)申请表》,下载地址:

http://hitgs.hit.edu.cn/2016/0712/c3436a163802/page.htm


六、国外报到

按照《出国留学人员须知》规定,留学人员自抵达留学所在国后十日内凭《报到证》向中国驻留学所在国使(领)馆办理报到手续,详见:

http://www.cscse.edu.cn/publish/portal0/tab79/info3912.htm


七、办理改派、延长留学资格有效期、放弃公派留学资格等异动手续注意事项

部分同学因签证、外方导师等原因需办理改派延长留学资格有效期、放弃公派留学资格等异动手续的,需按《公派研究生办理异动手续基本要求》准备相关申请材料,详见:

http://hitgs.hit.edu.cn/2016/0614/c3435a162570/page.htm

【注意事项】

按照留学基金委要求,材料不能提交表格形式的,请相关人员在准备材料时按照段落式的形式撰写相关材料。


八、院(系)应承担的工作

1.各院(系)教学秘书老师应协助学生做好派出手续办理工作。

2.各院(系)辅导员及协理员应做好出国攻读博士/硕士学位、从事博士后研究学生的档案保存工作。