研院发[2018]56号
第一章 总 则
第一条 为贯彻落实科教兴国战略和人才强国战略，实现哈尔滨工业大学建设世界一流大学的战略目标，促进学校与世界各国知名大学、科研机构的交流与合作，切实提高人才培养质量，规范我校国家公派出国留学研究生（以下简称公派研究生）选拔与派出管理工作，根据国家教育部和财政部发布的《国家公派出国留学研究生管理规定（试行）》精神，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称公派研究生是指国家留学基金委资助赴国外攻读博士/硕士学位的研究生，以及在国内攻读博士/硕士学位期间赴国外学习的联合培养博士/硕士研究生。
第三条 学校作为公派研究生推选单位，对推选的公派研究生负管理责任，配合国家留学基金管理委员会（以下简称国家留学基金委）和驻外使（领）馆教育处（组）共同做好公派研究生管理工作。为做好公派研究生项目，学校成立“研究生国家公派出国留学工作组”，具体负责部门如下：
1．研究生院负责组织公派研究生的选拔与派出、行前培训、学籍管理、回国报到、质量评估等工作；负责与国家留学基金委、驻外使（领）馆教育处（组）的联系和协调工作；通过定期联系的方式，与院（系）、导师共同负责管理公派联合培养研究生在外期间的工作、学习、生活等情况。
2．国际合作部和研究生院共同做好与公派研究生留学院校之间的联系与沟通工作。
3．院（系）负责协助研究生联系国外院校及导师；组织本院（系）公派研究生预申请工作；协助研究生院做好申请人员的校内选拔及正式报名工作；协助研究生院做好录取人员的派出及学籍、档案管理工作；协助研究生院及导师做好公派研究生在外留学期间的业务指导和联系工作。
4．导师负责协助研究生联系国外院校及导师，负责与国外导师共同为联合培养研究生制定联合培养研修计划，负责对联合培养研究生在国外留学期间进行学习指导和联系。
5．招生就业处按相关规定，负责攻读学位研究生回国后就业派遣工作。保卫处按相关规定，负责公派研究生户籍管理工作。
6．导师、院（系）、国际合作部、保密处和研究生院共同做好对公派出国的涉密研究生涉密管理工作。
第二章 选拔与派出
第四条 选派程序是“个人申请，单位推荐，专家评审，择优录取”。
第五条 申请条件
1．具有中国国籍，热爱祖国，热爱社会主义，具有良好的政治素质，无违法违纪记录，具有学成后回国发展服务的事业心和责任感。
2．具备扎实的专业基础知识，较强的学习、科研能力和交流能力、良好的学术作风，综合素质高，学习成绩优秀，具有较强的发展潜力。
3．正式申请时年龄不超过35岁（以申请截止时间为准）, 且为我校正式注册的全日制在读学生（定向生除外）。
4．外语水平须符合申请当年《国家留学基金资助出国留学人员选派简章》的外语要求。
5．攻读博士学位研究生正式申请时应为我校全日制应届本科毕业生（推免硕士生、直博生除外）、应届硕士毕业生（推荐攻博、硕博连读生除外）。在读博士生不允许申请公派出国攻读博士学位，但校际双博士学位合作项目录取的博士一年级学生除外。应届本科毕业生原则上应达到校内推荐免试攻读硕士研究生水平，在读研究生应具备一定的科研能力和科研成果。
6．联合培养博士研究生正式申请时应为我校全日制优秀在校博士三年级（直博生四年级）及以下研究生。博士三年级研究生（直博生四年级研究生）申请的留学期限不能超过18个月。
7．攻读硕士学位研究生正式申请时应为我校全日制应届本科毕业生（推免硕士生、直博生除外），原则上应达到校内推荐免试攻读硕士研究生水平。
8．联合培养硕士研究生正式申请时应为我校全日制在校硕士研究生。申请时应提供学校与拟留学单位实质性合作协议复印件。
9．申请人系涉密人员的，须办理脱密手续后方可进行申请。
10．选派范围不包括：已获得博士学位人员；已获得国家留学基金委资助尚在有效期内的人员；已申报国家公派留学项目尚未公布录取结果的人员;曾享受国家留学基金资助出国留学、回国后尚不满五年的人员（本科、硕士期间派出者除外）；曾享受国家留学基金委资助出国留学的违约人员；曾获得国家公派留学资格，未经国家留学基金管理委员会（以下简称国家留学基金委）批准擅自放弃且时间在5年以内的人员; 曾获得国家公派留学资格，经国家留学基金委批准放弃且时间在2年以内的人员；已获得国外全额奖学金资助的人员；已取得国外永久居留权的人员。
第六条 评审工作流程
1．各院（系）负责公派研究生的初审工作，确定推荐人选。
2．研究生院负责组织专家评审，确定拟推荐人员名单。
3． 召开校研究生公派出国留学工作领导小组会议，确定并公布推荐名单，并报送国家留学基金委。
第七条 派出手续办理
1．研究生院负责向被录取人员发放录取材料，组织行前培训，并办理签证所需的《（派出）在读证明》。
2．公派研究生须自行办理以下手续，相关费用自理：
（1）护照：可到本人户口所在地的市、县公安局出入境管理部门，或学校所在城市的出入境管理部门办理。
（2）《资助出国留学协议书》公证：需到县级以上、具有涉外能力的公证处办理，并按照有关规定交至国家留学基金委及学校备案。
（3）签证：可自行或通过教育部留学服务中心出国处办理。
（4）预订机票/领取生活费及报到证：需通过教育部留学服务中心出国处办理。
（5）《哈尔滨工业大学研究生出国（境）申请表》：仅限联合培养研究生提交，需按照研究生院相关要求办理，并于出国前10个工作日内交至师生服务中心研究生院窗口。
3．国际合作部负责对公派研究生办理出国手续进行指导和帮助。
第八条 公派研究生的学籍管理
1．留学期限内，联合培养研究生按在籍非在校管理，同时联合培养时间正常计入培养年限内。联合培养研究生必须分别于出国前及回国后10个工作日内向研究生院提交《哈尔滨工业大学研究生出/回国（境）申请表》，用于办理学籍异动手续，留学期间不能同时享受国家留学基金资助和学校各类助学金。如出国（境）时间在寒暑假内，需在放假前办理。未按规定办理上述手续者，将按照研究生学籍管理相关规定处理。
2．留学期间，联合培养博士研究生应按照入学时签订的《哈尔滨工业大学博士研究生入学协议》缴纳学费；联合培养硕士研究生是否需要缴纳学费，需按照我校与国外大学合作协议内容及研究生院学籍管理相关规定执行。
3．学校不为出国攻读学位的应届毕业生保留学籍，相关人员出国前应及时办理离校等有关手续。学校在国家规定的留学期限内保存档案和户籍。攻读学位人员超过规定留学期限未归，学校可将其档案和户籍迁转回生源所在地。
第九条 联合培养研究生的培养过程管理
联合培养研究生应提前做好校内课程学习及相关培养环节的统筹规划，认真按照培养计划完成各培养环节，并按照研究生院和院（系）的规定及安排参加学位论文开题报告、中期检查等。留学期间，联合培养研究生的培养过程管理可通过网络视频等方式进行，具体要求由院（系）根据实际情况自行确定。
第十条 联合培养研究生的奖学金评选
留学期间，联合培养研究生须按照《哈尔滨工业大学研究生奖助学金管理办法》、《哈尔滨工业大学研究生国家奖学金评选办法》及其它相关规定申请学业奖学金或国家奖学金的评选。
第十一条 经学校推荐获国家资助的公派研究生，按照“签约派出，违约赔偿”的原则，在派出前，须与国家留学基金委、学校签订《资助出国留学协议书》，明确各方的权利、义务和责任，并办理公证、交存保证金等手续。经公证的《资助出国留学协议书》须交存学校研究生院备案。
第十二条 参加行前培训
录取人员需在出国前参加教育部留学服务中心组织的公派留学行前培训会，以保证留学效益及留学人员在外和法权益。行前培训的内容包括：出国手续相关服务及注意事项；留学目的地国教育体制和高等院校教学研究特点介绍；留学目的地国国情介绍；在外学习生活心理辅导；在外中国公民权益、领事保护、留学安全防范和应急能力培训。
第三章 国外管理与回国
第十三条 公派研究生应遵守《国家公派出国留学研究生管理规定（试行）》及《资助出国留学协议书》的有关规定，留学期间应自觉接受驻外使（领）馆教育处（组）的管理。国外学习期间，应遵守所在地区法律和所在院校的规定，由此引发的所有法律责任由研究生本人独立承担。
第十四条 联合培养研究生的国外管理工作采取“导师负责制”，即派出研究生的国内导师在研究生派出期间负责与其保持学术方面的联系，派出研究生应定期（每半个月一次）向导师汇报学习及学位论文研究进展情况，并定期（每三个月一次）向研究生院、所在院（系）提交《联合培养研究生研修情况报告表》。研究生院和院（系）负责研究生在国外学习和研究情况的监督、考察及管理，发现问题及时解决。攻读学位研究生应定期（每六个月一次）向研究生院汇报学习及学位论文研究进展情况，并提交《攻读学位研究生学习情况报告表》。
如学生未按照要求及时向导师、院（系）和学校汇报学习和工作进展，学校将视情况向国家留学基金委和使馆教育处汇报，按违约处理。
第十五条 学校积极配合国家留学基金委和相关使（领）馆工作，及时处理管理过程中出现的相关问题。对公派研究生留学期间申请变更留学单位或留学身份、调整留学期限、中途休学、从事博士后研究等，经学校讨论同意后，向国家留学基金委提出明确意见，并采取有效措施确保公派研究生学有所成、回国服务。
第十六条 公派研究生出国期间有维护国家安全、保守国家秘密的义务。
第十七条 联合培养研究生出国期间发表学术论文及取得的科研成果，须按《哈尔滨工业大学关于博士研究生在攻读学位期间发表学术论文的要求》、《对博士研究生发表学术论文的补充说明》、《关于博士研究生在攻读学位期间取得成果所有权的规定》及《关于硕士研究生在攻读学位期间发表学术论文的规定》执行。
第十八条 联合培养研究生出国期间不允许因预答辩、答辩等中途回国。
第十九条 回国报到流程：
联合培养研究生回国后需按照研究生院相关要求于10个工作日内填写《哈尔滨工业大学研究生回国（境）申请表》，并交至师生服务中心研究生院窗口办理报到手续，同时按照学籍管理相关规定恢复研究生津贴发放。
攻读学位研究生按照国家留学基金委有关规定办理回国报到事宜。
第四章 处分与违约追偿
第二十条 在申请、选拔、派出过程中出现材料造假、擅自放弃或退出、违反学校相关规定等行为的学生，视其情节轻重给予批评教育或纪律处分，并不允许其继续申请其它国家及学校国际交流项目或资助。
第二十一条 联合培养研究生出国期间凡未经学校、驻外使（领）馆教育处（组）及国家留学基金委批准中途回国，均属于擅自回国，将按照研究生学籍管理相关规定进行处理。
第二十二条 研究生未按留学期限逾期3个月（不含）以上未归，在留学期间擅自变更留学国别、留学单位和留学身份，自行放弃国家留学基金资助和国家公派留学身份，单方面终止协议，未完成留学计划擅自提前回国，从事与学业无关活动严重影响学习，表现极为恶劣，未完成回国服务期等违反《协议书》约定的，应承担违约赔偿责任，向国家留学基金委和学校偿还相应的出国留学费用并支付规定的违约金。
第二十三条 研究生院向国家留学基金委提供所掌握的本单位违约人员的有关情况和信息，协助国家留学基金委开展违约追偿工作。
第五章 附 则
第二十四条 其它未尽事宜按照国家留学基金委和学校的相关规定执行。
第二十五条 《哈尔滨工业大学公派出国留学研究生管理办法（试行）》（研院发[2018]56号）自发布之日起执行，由研究生院负责解释。
研究生院
2018年7月28日