第一章 总 则

第一条 为加强涉密研究生与涉密学位论文的管理,根据国务院学位委员会、教育部、国家保密局颁发的《涉密研究生与涉密学位论文管理办法》及《哈尔滨工业大学涉密人员管理规定》、《哈尔滨工业大学国家秘密载体管理规定》、《哈尔滨工业大学定密工作管理规定》等有关规定,制定本实施细则。

第二条 涉密研究生是指直接参与涉及国家秘密的教学、科研项目、任务等工作或者在教学、科研过程中接触、知悉、产生和处理较多国家秘密事项的在读博士研究生。硕士研究生不能被确定为涉密研究生。

在职攻读学位的博士研究生,已被确定为涉密人员,确因教学、科研需要,接触、知悉、产生和处理国家秘密的,依据涉密人员相关规定进行管理。

第三条 涉密学位论文是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密信息的学位论文。涉密学位论文的作者必须是涉密研究生或涉密人员,其导师须为涉密人员。

第四条 涉密研究生只能接触、知悉、产生和处理秘密级国家秘密事项。研究生的学位论文工作尽量避免或减少涉及国家秘密事项。只有在职攻读博士学位并已确定为重要涉密人员的研究生才可以知悉机密级国家秘密事项。

第五条 不具有中华人民共和国国籍或者获得国()外永久居留权、长期居留许可的研究生或因其他原因不宜接触国家秘密事项的研究生,不得确定为涉密研究生。

第二章 涉密研究生管理

第六条 博士研究生必须在开展涉密内容研究或涉密学位论文开题前提出确定为涉密研究生申请,并填写《哈尔滨工业大学涉密研究生审查审批表》,经导师审查确认,报院(系)审批和研究生院备案,方可确定为涉密研究生。经审批确定为涉密研究生的学生,须和所在院(系)签订《哈尔滨工业大学涉密研究生保密承诺书》。

第七条 涉密研究生由学生所在院(系)负责统一管理,其导师是涉密研究生在学期间保密管理的第一责任人。导师负责安排拟定涉密研究生进行上岗前保密培训,明确告知学生有关涉密研究生的管理规定和涉密研究生的责任与义务,并填写《哈尔滨工业大学保密教育培训工作记录》。

第八条 涉密研究生在校学习期间,其导师及所在院(系)定期安排涉密研究生进行保密专业知识和保密技能培训,保证涉密研究生每年参加有组织的各类保密教育培训累计不少于15学时。

第九条 涉密研究生的出入境证件由研究生院统一保管。拟出国(境)的涉密研究生须履行保密审批手续:

(一)涉密研究生申请出国(境),由所在院(系)负责人签署意见,研究生院和国际合作处根据有关规定和院(系)审批意见,确定是否批准涉密研究生的出国(境)申请。

(二)拟在国(境)外停留半年以上的长期出国学生,应在出国(境)前参照第十二条办理脱密手续,方可办理出国(境)申请手续。

(三)经批准出国(境)的涉密研究生,须在所在院(系)履行行前保密教育,进行行前保密提醒谈话,签订出国(境)保密承诺书,并将保密提醒谈话情况和承诺书材料送交研究生院备案

(四)涉密研究生应当在回国(境)后一周内,将其出入境证件交由研究生院统一保管,并书面报告出国(境)期间保密规定的执行情况。

第十条 涉密研究生在境内参加有境外机构、境外组织或境外人员参与的学术交流等活动,应经导师批准,并进行保密提醒谈话。

(一)涉密研究生到所在院(系)填写《哈尔滨工业大学涉密研究生参加对外科技交流活动登记表》,经单位责任人审核批准后参加对外交流、合作等活动。

(二)一年内多次参加境内对外的科技交流活动,且不需要提交文稿、资料等对外交流内容的涉密研究生,需在首次填写《哈尔滨工业大学涉密研究生参加对外科技交流活动登记表》,每次需主动向所在院(系)报告、登记并备案。

第十一条 涉密研究生公开发表学术论文或公布本人相关科研工作信息前,须经导师同意、报院(系)定密责任人审查批准后,方可公开发表或公布。

第十二条 涉密研究生因毕业、长期出国(境)或涉密工作结束等原因不再接触国家秘密事项,须办理脱密手续:

(一)院(系)相关负责人对涉密研究生进行保密教育谈话,告知其承担保守国家秘密的法律义务,明确离岗后的责任、权利、义务及管理要求,并填写《哈尔滨工业大学保密谈话工作记录》备案。

(二)院(系)相关负责人严格核查、督促清退涉密研究生的所有涉密载体,涉密研究生填写《哈尔滨工业大学脱离涉密岗位人员物品移交单》,清退由其保管和使用的涉密载体、工作设备及相关物品。未经批准,严禁私自留存、销毁或做其他处理。

(三)填报《哈尔滨工业大学涉密研究生脱离涉密岗位审批表》,院(系)相关负责人应掌握其就业去向等相关情况。

(四)涉密研究生签订《哈尔滨工业大学涉密研究生离岗保密承诺书》。

上述手续办理完结,涉密研究生方可办理离校手续。

第十三条 涉密研究生在学期间,如发现有违反保密法律、法规和学校各项保密规章制度的行为,导师和有关部门应及时纠正与处理;对不适合继续进行涉密工作的研究生应及时终止其参与涉密工作,并按有关规定办理相关手续。

第三章 涉密学位论文的定密与管理

第十四条 涉密学位论文的保密工作实行导师负责制。涉密学位论文作者的导师及其所在的涉密项目组保密员要认真落实好涉密学位论文课题研究、论文撰写、答辩、学位审查、归档等全过程的保密管理和指导工作。申请学位学科须具备保密管理的必备条件和能力,保证涉密学位论文的评审质量及保密安全。

第十五条 涉密学位论文定密和标志

(一)学位论文主题、研究方向、主要内容或成果涉及国家秘密的,开题前,导师和研究生必须根据所执行科研项目的密级定密;学位论文主题、研究方向和内容等属于自发研究,没有涉密科研、生产项目或任务支撑,相关内容泄露后会损害国家安全和利益、确需定密的,开题前应当按照要求,提出学位论文定密申请。

(二)定密审批程序

1.涉密研究生涉密学位论文的定密程序

1)涉密研究生必须在学位论文开题前,由导师和研究生提出拟定密级及保密期限的申请,填写《哈尔滨工业大学涉密学位论文开题预审表》,由院(系)定密责任人审批,审批通过后报研究生院备案。

2)涉密研究生在学位论文预答辩前须填报《哈尔滨工业大学学位论文定密审批表》,由导师、院(系)定密责任人对学位论文进行定密审批,审批通过后报研究生院备案,研究生院出具《哈尔滨工业大学涉密学位论文通知单》。

2.涉密人员涉密学位论文的定密程序

1)校内在职涉密人员的涉密学位论文定密审批按“涉密研究生涉密学位论文的定密程序”执行。

2)校外在职涉密人员申请学位,如学位论文确实涉及所在单位的保密事项,需要定为涉密论文的,必须在学位论文开题前提出学位论文涉密书面申请,经导师同意,报研究生院备案。

3)校外在职涉密人员预答辩前,由学生所在单位保密委员会出具该学生学位论文定密的公函,定密公函报研究生院备案,研究生院出具《哈尔滨工业大学涉密学位论文通知单》。

4)涉密人员在学位论文开题前未提出学位论文涉密书面申请或未进行开题涉密预审,后期论文形成过程中确需涉密的,由学生所在单位保密委员会出具涉密情况说明和该学生学位论文定密的公函,并经导师审查,该论文在学校期间符合保密管理要求,确保无失泄密隐患,方可确定为涉密学位论文。

(三)通过定密审批的涉密学位论文必须在封面右上角标明密级、国家秘密标识和保密期限。非书面形式的涉密载体,要以能够明显识别的方式予以标注;电子文档中含有国家秘密内容的,应做出国家秘密标志,且标志与文档正文不可分离。

(四)涉密学位论文的密级、保密期限和知悉范围应根据情况变化,依照国家有关规定及时变更。

第十六条 涉密学位论文应作为国家秘密载体进行严格管理。对主要场所、过程和环节按照下列要求加强管理:

(一)涉密学位论文的起草、研究、实验、存储等应当在符合保密要求的办公场所进行,按照国家保密有关规定和标准配备、使用必要的防护设施设备,确需在办公场所外使用的,应当遵守有关保密规定。

(二)涉密学位论文的研究过程以及开题、中期检查、预答辩、论文评阅、答辩和学位审核等环节的有关工作,需按照国家、学校对涉密活动的有关要求进行。

(三)涉密学位论文从定密到论文归档全过程中,所有信息载体,包括开题报告、论文初稿、各阶段的审查报告、评审意见等,如果确有涉密内容,必须标明密级、国家秘密标识和保密期限,严格按照《哈尔滨工业大学国家秘密载体、密品管理规定》的要求,实行全过程保密管理。

学位论文涉密内容的撰写及修改必须在涉密计算机上进行,使用的存储介质(光盘、优盘、移动硬盘等),必须是由学校统一购置、分类、编号、登记的涉密存储介质,按相关涉密设备、涉密存储介质的保密规定要求,按同密级文件进行管理。严禁使用非涉密存储介质及私人所有的存储介质处理涉密内容。

(四)涉密学位论文的打印、复印和装订等制作过程须符合保密要求。严格控制涉密学位论文的打印份数,定稿后的正式文本,要纳入项目文件资料中统一登记编号管理。涉密学位论文的送审应当履行清点、编号、登记、签收等手续,必须采用密封包装,在信封上标明密级、编号和收发件单位名称,并通过机要交通、机要通信或者派专人递送的方式递送。评审后要及时按上述方式收回,并按规定统一销毁或归档。

(五)学位委员会做出授予学位的决定后,涉密学位论文应及时完成归档工作。归档要求见《哈尔滨工业大学涉密学位论文归档流程》,论文原件(含定密审批表)由院(系)集中送交档案馆存档,复制件及论文电子版由院(系)按照学校涉密载体管理的规定存档、使用和管理。研究生本人不得私自留存涉密学位论文。

(六)涉密学位论文未解密公开前,不得对外公开。保密期满后,如需对外公开,应对该涉密学位论文重新进行保密审查,满足解密条件并履行解密手续后,方可对外公开。

(七)符合保密法律法规等规定的其他管理要求。

第十七条 涉密学位论文在保密期限内,有关人员经审批后可以按规定程序查阅。

涉密学位论文按照国家秘密定密管理有关规定解密后,可以公开的,由档案馆按要求向国家图书馆报送,并向校图书馆和院(系)资料室等单位移交,作为非密资料管理和使用。

第十八条 涉密学位论文的其他管理要求

(一)涉密学位论文作者须签订《哈尔滨工业大学涉密学位论文作者保密承诺书》。

涉密学位论文在开题、中期检查、预答辩、论文答辩等过程时,聘请的专家必须签订《哈尔滨工业大学审查指导涉密学位论文保密承诺书》。

学位分委员会及校学位委员会审核人员要签署《哈尔滨工业大学审查指导涉密学位论文保密承诺书》,该承诺书每届签署一次。

(二)涉密学位论文答辩需严格按答辩要求审查把关,答辩委员会可以限定人员参加,答辩人不得以保密为由拒绝答辩委员的正常提问;确属不能回答的问题,须记载以备校学位会审查。

第四章 涉密研究生的权益保障

第十九条 涉密研究生所在院(系)应事先告知涉密研究生所承担的保密责任和义务,通过多种措施依法维护涉密研究生的合法权益。

第二十条 对因保密原因不能公开发表学术论文的涉密研究生,可按照学校《对涉密博士学位论文作者申请学位时发表学术论文的规定》,对其学术成果进行考核。

第五章 奖励与处罚

第二十一条 学校对在涉密研究生和涉密学位论文管理工作中做出突出贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励。

第二十二条 对在涉密研究生和涉密学位论文管理工作中未能依法履行保密管理职责的相关责任人,学校将追究责任并给予相应处分,情节严重的,依法追究法律责任。

第二十三条 涉密研究生在学期间未能严格遵守保密管理制度造成不良后果者,视情节轻重给予相应处分;违反保密法律法规造成严重后果者,应依法追究法律责任。

第六章 附则

第二十四条 本规定自下发之日起实行,原《哈尔滨工业大学涉密学生保密管理规定》(校密发[2012]123号)和《哈尔滨工业大学涉密博士学位论文管理细则》(研院发[2012]27号)同时废止。相关事宜由研究生院、保密处负责解释。

  

  

  

  

哈尔滨工业大学

  201792