根据《哈尔滨工业大学研究生国际交流管理办法》的有关规定，现将2026年申请国际会议资助（第二批）相关事宜通知如下：
一、资助范围
此次申请对象为线下参加2026年5月-2026年12月期间在国外（不含港澳台地区）召开的高水平国际学术会议的研究生。
二、资助要求及条件
1.申请人应为我校全日制在读研究生（定向生、留学生及处于休学状态的非定向生不在资助范围）。其中，申请人系在读硕士研究生的，应已获得我校申请-考核读博或硕博连读资格。
2.申请人参加的国际会议原则上应是国际权威学术组织召开的高水平学术会议，详见《哈尔滨工业大学高水平国际学术会议目录》（附件1）。若所参加会议未列入上述目录，学院可根据实际情况自主决定是否予以资助及资助标准。
3.邀请信或会议通知中需注明申请人的参会方式，应体现会议时间、会议地点、口头报告/张贴论文等信息。
4.申请人的论文全文或大摘要被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一；或为论文第二作者，导师/副导师应为论文第一作者。论文第一作者及通讯作者的署名单位均应为哈尔滨工业大学。
5.申请人必须在参会前提交资助申请；不接受学生参会回国后补交资助申请。会议召开时，申请人尚未毕业答辩。
6.申请人再次申请参加的国际会议须为国际权威学术组织召开的高水平学术会议，详见《哈尔滨工业大学高水平国际学术会议目录》（附件1）。
7.国家公派留学项目或学校中长期国际交流项目选派的正在外留学的研究生也可提交申请，只资助注册费。
三、资助方式、内容及标准
资助方式为学校和导师共同资助，具体如下：
学院资助交通费（含机票、火车票、城际间大巴车费）、保险费（仅限交通意外险）、会议注册费、签证费、住宿费，并设最高限额；未超过限额者实报实销，超过限额者按最高限额执行，超额部分由导师资助。资助标准由学院公布。
四、申请材料要求
（一）申请人系在读博士生的
1.参会邀请信（电子版）
若尚未获得参会邀请信，可先提交论文录用通知或参会/论文录用邮件截图，并于获得正式邀请信后补交，电子版发至学院教学秘书邮箱（附件2），邮件名称为“补交国际会议邀请信-学号-姓名”。
2.论文全文或摘要（电子版）
（二）申请人系在读硕士生的
申请材料仅需提交电子版：
1.哈尔滨工业大学研究生国际学术交流基金申请表（电子版，附件3）
申请表需申请人本人签字，导师签字，所在学院、学部填写推荐意见、签字，加盖单位公章。可以使用电子签名。
2.参会邀请信（电子版）
若尚未获得参会邀请信，可先提交论文录用通知或参会/论文录用邮件截图，并于获得正式邀请信后补交，电子版发至学院教学秘书邮箱（附件2），邮件名称为“补交国际会议邀请信-学号-姓名”。
3.论文全文或摘要（电子版）
4.哈尔滨工业大学研究生申请国际会议资助汇总表（电子版，附件3）
汇总表文件格式为“.xlsx”，无需签字盖章。
五、时间安排
（一）学生提交申请：即日起—12月31日，可随时提交。
1.申请人系在读博士生的：登录研究生教育管理系统提交出国参加国际会议资助申请，申请材料以压缩包的形式上传，压缩包命名方式为“学号-姓名”，不需提交纸版申请材料。
2.申请人系在读硕士研究生的：将电子版申请材料以压缩包的形式发至学院教学秘书邮箱（附件2），压缩包及邮件命名方式为“国际会议资助-学号-姓名”。
（二）学院、学部审核：学生提交申请后3个工作日内，如遇假期可适当延长。各学院、学部教学秘书、主管领导登录研究生教育管理系统审批学生申请。
（三）学生自愿领取资助证明：学院审核通过后第二个工作日开始。如果办理签证需要资金证明，可自愿至学院领取资助证明。
六、注意事项
1.获得资助的学生参会后需在规定时间内登录研究生教育管理系统提交报销审核申请，审核通过后至到学院、计财处办理后续手续。
2.未在学院办理报销审核，而是由导师、所在课题组等经费先行报销的，学院不为其办理调账手续。
联系人：韩老师（格物楼717室）
电 话：86413871
附件：
2.各学院、学部、校区国家公派留学研究生项目负责人及联系方式.pdf
3.哈尔滨工业大学研究生国际学术交流基金申请表（仅限在读硕士生填写）.doc
4.哈尔滨工业大学研究生申请国际会议资助汇总表（仅限在读硕士生填写）.xls
哈尔滨工业大学研究生院
2026年5月11日